Każda firma wie, jak ważna i istotna jest sprawna komunikacja w zespole. Bowiem dobrze zorganizowana komunikacja w firmie jest odpowiedzialna za sukcesy, dobrze przeprowadzone projekty i wykonanie zadań, które są priorytetem. Jak więc usprawnić komunikację w zespole?
Każdy z nas myśląc o sprawnej komunikacji w firmie zapewne pomyśli, że najlepszą metodą są wiadomości wysłane drogą elektroniczną – tutaj najczęściej wiadomości e-mailowe. Nic bardziej błędnego. Jak często dostajemy e-maile, których nie przeczytamy? Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku, gdy dostajemy ich dużo. Wtedy zagubienie jednego czy dwóch e-maili w gąszczu setki innych nie będzie problemem. Czasami ten jeden zagubiony i nieprzeczytany e-mail może mieć dla nas ogromne znaczenie. Co więc zrobić, by wykluczyć kwestię taką jak nieprzeczytane e-maile?
Tutaj bardzo ważną kwestią będzie nasza systematyczność. Jeśli nie będziemy odczytywać e-maili codziennie, na bieżąco to po jakimś czasie sami się w tym wszystkim zagubimy. Bardzo ważna będzie więc systematyczność w odczytywaniu i oczywiście odpowiadaniu na e-maile, które tego wymagają. Sami dobrze wiemy, że raz przeczytany e-mail, na który nie odpowiemy – ucieka nam z głowy. Najlepszą metodą jest więc przeczytanie wiadomości i bezzwłoczna odpowiedź, bez wyjątków.
Bardzo często projekty czy zadania zaplanowane przez firmę przedłużają się w nieskończoność, bo ktoś nie wysłał wiadomości, a inny nie odpowiedział na e-maila – tak robi się błędne koło. Sprawna i szybka komunikacja w firmie jest priorytetem, o który warto zadbać.
Kolejnym sposobem na usprawnienie komunikacji w firmie będzie założenie konwersacji na konkretny temat w jednym z dostępnych programów w internecie. Tym sposobem wszyscy, którzy są częścią programu i są w niego zaangażowani będą mieli stały dostęp do pojawiających się wiadomości i informacji. Również tym sposobem możemy wysyłać wiadomości i utrzymywać stały przepływ informacji.
Spotkania, na których monitorujemy postępu i przebieg realizacji projektów są szczególnie ważne. Podczas spotkań możemy wymienić się informacjami, opiniami oraz tym, co zostało i powinno być zrobione. Mimo tego, że w dzisiejszych czasach komunikujemy się ze sobą głównie za pomocą internetu – to nic nie zapewni tak sprawnej komunikacji, jak spotkania w cztery oczy. Warto więc wprowadzić cykliczne spotkania, które staną się normą.
Jednym z najważniejszych będzie włączenie użytkownika – klienta do naszego projektu. Będzie on na bieżąco zgłaszał swoje uwagi, potrzeby i komunikował nam swoje wymagania. Dzięki temu zespół będzie zmotywowany, pracując systematycznie nad działaniami mającymi na celu osiągnięcie sukcesu i zakończenie projektu.
Te sposoby pomogą poprawić komunikację w zespole, określenie celi i zadań, przypisanie osób do poszczególnych obowiązków oraz na sukcesywne zakończenie projektu. Bowiem każda osoba w firmie powinna wiedzieć, za co dokładnie jest odpowiedzialna, jakie zadania powinny zostać wykonane w określonych terminach, czego oczekuje klient, a w tym wszystkim pomoże nam usprawniona komunikacja wewnątrz firmy.