Żyjemy w czasach, gdzie ciężko żyć bez komputerów i choć możemy na nie narzekać, codziennie ułatwiają nasze funkcjonowanie, w tym pracę. Systemy informatyczne są już od lat stosowane również w biznesie, gdyż każdy przedsiębiorca szuka optymalnych rozwiązań, które przyniosą zarówno firmie, jak i jego pracownikom korzyści, nie tylko finansowe. Właśnie dlatego dobrym pomysłem jest wdrażanie systemów, wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem, pozwalających w dużym stopniu zastąpić papierkową robotę, która jest w dzisiejszych czasach niewydajna. Tu z pomocą przychodzą tzw. systemy ERP.
Czym jest system ERP?
Tłumacząc skrót z angielskiego “Enterprise Resources Planning” jest to planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Terminem tym określamy system, który kompleksowo jest w stanie wesprzeć przedsiębiorcę w zarządzaniu firmą i zapanować nad wszystkimi ważnymi procesami, jakie na co dzień w niej zachodzą. W takim oprogramowaniu znajdziemy najczęściej wiele modułów i obszarów, do sterowania poszczególnymi działami takimi jak m.in. księgowość, finanse, sprzedaż, magazyn, produkcja, czy kadry. Co istotne, wszystkie wspomniane działy są zintegrowane, gdyż korzystają z jednej tej samej bazy danych. Wprowadzane zatem dane są częścią całości i widoczne są przez inne działy np. stan magazynowy uzupełniany przez osobę, zarządzającą magazynem, widoczny jest dla pracownika z działu sprzedaży.
Zalety posiadania systemu ERP w firmie
Rozwiązanie przynosi to wiele korzyści. Przede wszystkim jest to większa wydajność pracowników spowodowana zautomatyzowaniem i zinformatyzowaniem codziennych czynności. Przykładem jest np. ręczne wypisywanie dokumentów, faktur i przepisywanie nieokrągło tych samych danych. Posiadając oprogramowanie dla firmy, można przykładowo wprowadzić dane klienta jednorazowo, zapisać je i automatycznie wklejać je w przyszłości do innych dokumentów. Jest to duża oszczędność czasu, gdyż pracownik nie musi marnować czasu na monotonne działanie, a przy okazji istnieje również mniejsze ryzyko popełnienia błędu. Jest to bezpieczna opcja, gdyż wprowadzane dane są dobrze chronione, a równocześnie ogólnodostępne i zawsze można do nich wrócić. W przypadku papierowych archiwów znalezienie jednego dokumentu może być często czasochłonne. System ERP pozwala również na płynniejszą komunikację pomiędzy poszczególnymi działami, które nie muszą komunikować się ze sobą bezpośrednio, gdyż wszystko, co robią zapisywane jest w systemie. Oczywiście nie oznacza to, że wszyscy pracownicy widzą wszystkie wprowadzane dane, bowiem istnieje możliwość przyznania określonych uprawnień, takich, które wystarczają do pełnienia codziennych obowiązków pracowniczych.