Korzystanie z komputerów spowodowało, że spotkać je można w każdej dziedzinie życia. Uznane zostały za pomocne urządzenia gromadzące, klasyfikujące i porządkujące informacje w różnych postaciach. Typ dokumentu, który postaramy się tu przedstawić ma właściwości różniące go od tradycyjnego dokumentu. Należą do nich między innymi:
-dostępność przy pomocy środków technicznych,
-oddzielenie informacji od nośnika danych,
-nieograniczona możliwość reprodukcji,
-brak możliwości manipulowania treścią,
-płynność,
-wielowarstwowość informacji,
-powszechność informacji.
Powyższe cechy przyczyniają się do rozmycia takich pojęć jak oryginał, kopia, autentyczność czy wartość dowodowa. To co powoduje, iż archiwista staje przed wyzwaniami metodycznymi, które wymagają współpracy z innymi specjalistami od informacji, jest wielostronność pochodzenia danych. Polska archiwistyka jako tako nie doczekała się jeszcze oficjalnej definicji dokumentu tworzonego przy pomocy komputera, jednak my posiadamy definicję najbardziej odpowiadającą temu zagadnieniu.
Dokument elektroniczny to jak sama nazwa mówi dokument istniejący w postaci elektronicznej. Jest on dostępny za pośrednictwem techniki komputerowej, np. film na płytce DVD, artykuł w internecie, e-book oraz wiele innych często spotykanych rozwiązań. Dokument elektroniczny również może być określony jako dane lub program, które zostały zakodowane przy użyciu komputera. Do tego grona włącza się dokumenty, które wymagają użycia urządzeń zewnętrznych do komputera, takich jak: czytnik kart pamięci, CD-ROM, lecz również usługi dostępne on-line – strony www.
Dokumentem elektronicznym są także pojedyncze pliki takie jak: grafika, dźwięk, dane tekstowe, filmy czy nawet gry. Istnieją dwie cechy wyróżniające dokument elektroniczny od pozostałych typów dokumentów. Są to: interaktywność i multimedialność. Ta pierwsza zakłada możliwość zmian w interfejsie użytkownika i możliwości edycyjne plików, natomiast multimedialność – interakcyjną współpracę dokumentu z odbiorcą oraz hipertekstową budowę indeksu.
E-dokument możemy podzielić na dwie zasadnicze grupy:
-o dostępie lokalnym – istniejące w postaci fizycznej.
-o dostępie zdalnym – nie posiadające postaci fizycznej, dostępne z nośników.
I tak oto prezentuje się dotychczas znane pojęcie dokumentu elektronicznego. Możliwe, że niedługo będzie to jedna z jedynych możliwości zapisu danych. Czy będzie to wygodniejsze i łatwiejsze? Ciężko to określić. Wiadomo jednak, że wersja elektroniczna dokumentów, nie wymaga od nas papierkowej roboty.