Akta pracownicze
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Akta osobowe pracowników – co muszą zawierać?
Każdy pracownik powinien posiadać oddzielne akta osobowe z podziałem na trzy części:
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:
– kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
– świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy
– dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
– świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku przygotowania zawodowego
– orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy
– inne dokumenty wynikające z odrębnych przepisów
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:
– umowę o pracę
– dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
– potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP
– oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy
– dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
– dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
– oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę lub zmiany warunków umowy
– potwierdzenie przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzenia kary porządkowej
– pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu
– dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy
– orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
– umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę
– wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy
– wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy
– informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
-oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
– kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
– potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
-umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę
– orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.