1. Ofety handlowe powodują kłopoty w innych działach
W wielu firmach dział sprzedaży tworzy nowe oferty dla pojedynczych klientów, korzystając z historii dotychczasowych transakcji. Dzięki temu proponuje klientowi to, co jest biznesowo logicznym rozwinięciem lub uzupełnieniem wcześniejszego zakupu, coś nowego, co adresuje inne potrzeby, wyzwania, problemy.
Często jednak realizacja oferty powoduje kłopoty w innych działach. Udzielone rabaty burzą wyliczenia działu finansowego. Terminy instalacji nie są zgodne z grafikami inżynierów i programistów. Magazyn nie posiada wystarczających zapasów produktu, a produkcja jest już przestawiona na wytwarzanie czegoś innego. Wszystko to można oczywiście pozmieniać, ale wtedy rosną koszty, a w konsekwencji także ryzyko zejścia poniżej progu rentowności transakcji. Przesuwają się również terminy innych zleceń, co tworzy bałagan w skali całej organizacji.
Liderzy swoich branż eliminują ten problem poprzez wdrożenie pełnego systemu ERP i jego integrację z dotychczas funkcjonującymi modułami CRM, finansowym, logistycznym, analiz biznesowych. Dział handlowy otrzymuje podgląd portfela oferowanych produktów (łącznie ze specyfikacją techniczną i wymaganiami wdrożeniowymi), założeń finansowych, obłożenia pracowników, stanów magazynowych, bieżącej produkcji. Dzięki temu może przygotować ofertę, którą można zrealizować sprawnie i z zyskiem — a nie tylko taką, która dobrze wygląda w raporcie handlowym za dany miesiąc.
2. Aktualny system przestał przynosić korzyści
Wdrożenie systemu ERP to projekt, którego zwrot z inwestycji szacuje się na kilka lat, często w przedziale od pięciu do siedmiu. W tym czasie firma rozwija poziom technologiczny i jakościowy świadczonych usług, obniża koszty stałe, monitoruje na bieżąco koszty/efekty transakcji i inwestycji. Największe korzyści zwykle odnoszone są na początku okresu użytkowania systemu. W miarę upływu czasu są one coraz niższe, aż do całkowitego wygaśnięcia.
Każdy kolejny kwartał użytkowania oznacza też technologiczne starzenie się systemu. Producenci oprogramowania regularnie wypuszczają łatki, patche, upgrade’y, ale gwałtowny postęp technologiczny sprawia, że w ciągu pięciu lat na rynku pojawia się zupełnie nowa wersja systemu: z nowymi funkcjami, udogodnieniami, spełniająca najnowsze wymagania prawne i branżowe. Wersja ta jest zawsze jakościowo lepsza i bardziej wydajna od poprzedniej.
Wdrożenie nowego systemu ERP otwiera przed firmą nowy horyzont zwrotu z inwestycji, polepsza wydajność procesów biznesowych i komfort pracy użytkowników (dzięki np. wprowadzeniu wersji na urządzenia mobilne). Firma jest też na bieżąco z najnowszymi trendami technologicznymi i nie zostaje w tyle za konkurencją.
3. Zmiana priorytetów zarządu: cena kontra elastyczność
Wiele firm jako pierwszy system ERP w swojej historii wybiera rozwiązania raczej tańsze niż rozbudowane. To zrozumiałe: zarząd chce szybko osiągnąć korzyści, dostępny budżet nie jest wysoki, wdrożenie ma przebiec szybko i sprawnie.
Po kilku latach, dzięki korzyściom z wprowadzenia zarządzania całością zasobów, firma rośnie: zwiększa się baza klientów, zasięg geograficzny świadcz
onych usług i sprzedawanych towarów, a w strukturze organizacyjnej pojawiają się nowe działy i procesy. Jeśli twórcy nie przewidzieli i z góry nie zakodowali takiej sytuacji lub jeśli system nie jest dostatecznie elastyczny, by dopisać potrzebną funkcjonalność — odwzorowanie ich może być trudne. Albo gorzej: uzyskany efekt może nie być zgodny z faktycznym stanem, gdyż system będzie pokazywał nieprawdziwy obraz organizacji, dostarczał menedżerom fałszywe dane. Z punktu widzenia jakości zarządzania jest to ryzyko nie do przyjęcia.
W tej sytuacji jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest zakup nowego rozwiązania ERP. I tym razem jednym z głównych kryteriów wyboru powinna być elastyczność w tworzeniu i rozbudowie struktury organizacyjnej oraz siatki procesów.
Oferowany przez Macrologic system Xpertis znakomicie wpisuje się w trzy powyższe powody zmiany systemu ERP. Składa się z wielu modułów funkcjonalnych (m.in. CRM, kadry i płace, magazyn i logistyka, finanse i controlling, sprzedaż), jest stale rozwijany (pojawiają się zarówno aktualizacje, jak i nowe wersje), pozwala na wysoką elastyczność we wprowadzaniu, pozyskiwaniu i wykorzystaniu danych z różnych źródeł firmowych. Elastyczność ta powoduje, że Xpertis odpowiada na wiele innych powodów i potrzeb klientów, którzy poszukują sprawnego i wydajnego systemu informatycznego do zarządzania działalnością firmy.